E-Rechnungspflicht 2025–2028: Fristen, Pflichten, Software
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen; ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung — zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1.
[ der stufenplan ]
| Stichtag | Wen es betrifft | Pflicht |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Alle inländischen Unternehmen (B2B) | Empfangspflicht: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen und verarbeiten können. Eine Zustimmung des Empfängers ist für E-Rechnungen nicht mehr erforderlich. |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € | Ausstellungspflicht: Inländische B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung (EN 16931) ausgestellt werden. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind für diese Unternehmen nicht mehr zulässig. |
| 01.01.2028 | Alle inländischen Unternehmen (B2B) | Ausstellungspflicht für alle: Ende sämtlicher Übergangsregelungen, auch für EDI-Verfahren, die nicht EN-16931-konform extrahierbar sind. |
Übergangsregelung bis Ende 2026: Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) sonstige elektronische Rechnungen bleiben für alle Aussteller zulässig. Rechtsgrundlagen: § 14, § 27 Abs. 38 UStG (Wachstumschancengesetz, BGBl. 2024 I Nr. 108); BMF-Schreiben vom 15.10.2024.
[ was als e-rechnung gilt ]
E-Rechnung ist nur, was in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In der Praxis heißt das:
- XRechnung — rein strukturiertes XML, der deutsche Standard (verpflichtend gegenüber Behörden).
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML (Profile ab BASIC; MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht).
- Peppol BIS Billing 3.0 und andere EN-16931-konforme europäische Formate (z. B. Factur-X).
- Nicht ausreichend: Papier, einfache PDF, Word-Dateien, Bilder — auch nicht als E-Mail-Anhang.
[ häufige fragen ]
Reicht eine PDF-Rechnung ab 2027 noch aus?
Nein. Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG, weil sie kein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931 ist. Ab dem 01.01.2027 dürfen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen nicht mehr als Papier oder reine PDF stellen; ab dem 01.01.2028 gilt das für alle Unternehmen. Zulässig sind z. B. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).
Welche Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht?
Jedes strukturierte Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung (rein strukturiertes XML, Standard der öffentlichen Verwaltung) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Auch europäische Formate wie die französische Factur-X oder Peppol-BIS-Billing-3.0-Rechnungen erfüllen die Norm.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Teilweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem seit dem 01.01.2025 — wie jedes andere inländische Unternehmen auch.
Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sowie Rechnungen über viele steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG. Für alle anderen inländischen B2B-Umsätze greift die Pflicht nach dem Stufenplan 2025/2027/2028.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format ohne Sichtkomponente — der Standard für Rechnungen an deutsche Behörden. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine normale PDF/A-3-Datei mit eingebettetem, EN-16931-konformem XML, für Menschen lesbar und maschinell verarbeitbar zugleich. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht; ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profile ab BASIC).
Was passiert bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht?
Eine Rechnung im falschen Format ist keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Das gefährdet vor allem den Vorsteuerabzug des Empfängers und kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Praktisch entscheidender: Große Geschäftspartner werden nicht-konforme Rechnungen zunehmend zurückweisen.
Weiterführend: Billing- & Invoicing-Verzeichnis · XRechnung-Capability-Seite · Ranking-Methodik.
Stand 2026-07-02. Sorgfältig recherchiert, aber keine Steuer- oder Rechtsberatung — verbindlich sind Gesetzestext (§ 14 UStG) und BMF-Schreiben. Fehler gefunden? [email protected].